「ビル管理会社ってどんな流れで仕事してるの？」
「就職したけどいまいち流れが分からない」
こんな悩みを解決する記事になっています。
ビル管理業務は２パターン覚えればOK
この記事は建物管理に従事したい人、
もしくは新しく建物管理会社へ就職した新人向けの記事となります。
建物管理（ビル管理）の仕事をする上で、大まかな流れを紹介します。
ビル管理業務は年間契約とスポット契約の２パターンを覚えれば、
仕事を円滑に進めることができます。
ビル管理業務の受注形態と仕事の流れ
仕事を受けるパターンは大きく分けて二通りです。
①年間の保守契約
②修繕などのスポット契約
この二つは現地に赴くのが年間を通してなのか、
短期間なのかの他に大きな違いはありません。
どちらも大まかな流れは、
①入札参加申請
②入札
③落札して受注
④契約書又は請書の作成
⑤仕様書の把握
⑥客先挨拶
⑦工程表作成
⑧点検作業
⑨報告書・請求書提出
となっています。
⑤、⑥、⑦は時系列でも順番をつけにくいところです。ほぼ同時進行ですね。
では順番に見ていきましょう！
①入札参加申請
スタートラインです。
これをしていないと入札に参加すら出来ません！
一番大切な仕事です！
何より大切です！
②入札
入札にも電子で行うものと、現地で札を入れるものがあります。
もちろん札を入れる前に仕様書の確認や実行予算書の作成、
人員の確保、今後の仕事の繋がり方を考慮しています。
入札には設計予算と最低制限価格というものがあります。
設計予算
設計予算とは仕事を出している側が積算した金額の上限です。
「この金額までなら予算を取ってありますよ！」
という事ですね。
最低制限価格
最低制限価格とは
「この金額より高い札を入れてくださいね！」
という事です。
③落札して受注
上記の通り仕事を落札するには
最低制限価格と設計予算の間の金額でなければなりません！
その金額で一番低い数字を入れた会社が仕事を受注できるわけです。
設計予算がなぜ設定されているかは分かりますよね？
お金は無限にあるわけでは無いので…という事です。
反対に最低制限価格はなぜ設定されているか分かりますか？
昔は最低制限価格というものはありませんでした。
今でも設定していない入札もあります。
最低制限価格がないと極端な話、１円でも受注できるわけですね。
仕事を出す側としては、何千万とかかる仕事を１円で請け負ってもらえれば
うれしいですよね？
でも最低制限価格を設けている…
安く見積もった方が落札できるのに矛盾していると思いませんか？
入札は平等でなければなりませんし、仕事が欲しい会社はたくさんあります。
もし大手と言われるたくさんの会社（例えば１００社）が、
急激に伸びてきている中小規模の会社（例えば１社）を潰そうとすると
どうすると思いますか？
「単純に仕事を取らせなければいいんです」
対象の会社が参加している入札に１００社が、
それぞれ１件ずつ１円で札を入れ続ければ、
仕事が１件も受注できなくなっちゃいますよね？
結果潰れちゃいます(^-^;
それと①の入札参加申請に戻りますが、
入札に参加するには過去の実績が必要にもなってきます。
なので実績作りのためにあり得ない金額で札を入れる業者もいます。
今後の入札に参加出来るようにするための戦略としては当然と言えば当然ですが、
平等性にかけちゃいますよね？
それとすごい安い金額で入れる業者は
「何か怪しい…」
そんな感じしませんか？
急に来なくなっちゃったり、点検がいい加減だったりしないか？
そう思っちゃいますよね。
最低制限価格の設定には、そんな背景が見られます。
④契約書又は請書の作成
契約書や請書が無いとトラブルの元です。
当該業務の履行期間や業務内容が記載されています。
口約束での仕事はしないようにしましょう！
⑤仕様書の把握
契約書や請書の中には業務の仕様書が必ずあります。
これが無いと何をしたらいいか分かりません(^-^;
「この期間にこの内容の業務をしなさい！」という事が書かれています。
この内容を把握していないと契約不履行に繋がり兼ねないので、
熟読することが大切ですね！
空調点検で例を上げると、
「冷温水発生機はメーカー点検に限る…」とか
「国土交通省の建築保全業務共通仕様書に基づき点検すること…」とか
書いてある場合もあります。
自分たちで出来る内容なのか？
それとも専門業者に依頼しないと出来ないのか？
点検日数はどれぐらいかかりそうか？
そういうことを意識しながら確認すると良いですね！
そうすると実行予算も見えてくるでしょう。
もちろん札を入れる前にある程度は出来ていると思いますが、
（これが無いと金額分からないですし…）
正確な実行予算が分かるようになります。
工期も併せてチェックしましょう！
⑥客先挨拶
契約書や請書を作成する段階で挨拶は終えていると思いますが、
それを自分一人でこなすには骨が折れます。
恐らく契約関係と業務を行う責任者は別かと思いますので、
ここできちんと挨拶しておいた方がいいでしょう。
何も業務の内容を知らずに挨拶に行くのも失礼な話です。
なので⑤⑥⑦は同時進行です。
挨拶に行きがてら点検工程表を持って行き、
「いついつ点検に入りたいんですが…」
と進める方がスムーズですね。
何度もお客さんに時間を作ってもらうのも悪いですから…。
⑦工程表作成
点検工程表は年間工程表と月間工程表のどちらも作りましょう！
出来れば点検日の工程表もあれば最高です。
仕様書を読んで何日間かかるか想像できます。
なるべく日数が少ないほうが好まれます。
だらだら何日も入るのは論外ですね。
年間工程表は受注後すぐに作成しますが、
月間工程表は間近にならないと作成は難しいですよね？
ひと月前には提出したですが、
当月に提出することは無いようにしましょうね(-_-;)
⑧点検作業
点検業務は「お客さんの業務中にお邪魔する」ことになります。
今仕事しているのを一時中断していただく事になるのです。
点検業務を委託している担当者にとっては、
それも仕事の内ですが、他に仕事をしている方、
例えば事務所ビルにエアコンのフィルター清掃にお邪魔する場合は、
ハッキリ言って邪魔ですよね？
たま～に「きれいにしてくれてありがとう」や
「ご苦労様です」というような労いの言葉をいただくこともありますが、
私が逆の立場だったら「邪魔です」(笑)
土日祝でも担当者は鍵開けで出勤していただいていますし、
休日出勤されている方もたくさんいます。
そんな中、作業に入らさせていただいている
という気持ちで業務に臨みたいですね。
もちろん床を汚したり、物を壊すことはもっての外です。
来た時より美しくして帰りましょう！
⑨報告書・請求書提出
点検が終わったら報告書は早めに出しましょう！
この報告書提出のスピードが信頼関係を築く
といっても過言ではありません。
遅いと忘れちゃいますしね…
故障中の機器がある場合は、点検したその日に説明をして
修理の見積書は早いに越したことはありません。
催促の電話は、する方も嫌なんです。
中には楽しんでする人もいますがw
絶対にやってはいけないことは、
報告書の前に請求書を出してしまうことですね(-_-;)
業務には報告書提出も含まれています。
業務が終わっていないのに請求するのっておかしいですよね？
中にはお金の処理だけ先にしたいっていう方もいますが、
きちんとした順番は覚えておいた方がいいと思います。
ビル管理業務の仕事の流れまとめ
最初よりは仕事内容を少しは理解できたでしょうか？
ここに書かれていることを意識するだけで、
お客さんからの評価は高くなります。
評価が高くなると他の仕事もお願いされます。
仕事がどんどん増えていきます。
会社からの評価も高くなります。
結果、給料が上がります。
そしてやる気が出て、さらに仕事に力が入ります。
なんて好循環なんでしょう！
建物管理（ビル管理）は、こういう夢のある仕事なんですね。
にほんブログ村